Referat fra støtteforeningsmøde 1/3-2014
Tid: 06-03-2014 07:36
Referat
fra bestyrelsesmøde i støtteforeningen lørdag den 1. marts 2014.
Fremmødte: Lonny, Svend og Jens Oluf. Afbud fra Marian og Majbritt.
DAGSORDEN:
- Underskrift til bank
- Åbningsdage i kioskerne og planlægning af disse
- Dato for rengøring og opfyldning af kioskerne af udstyr
- Ansøgning fra MNJ
- Eventuelt
Ad. 1: Lonny, Jens Oluf og Svend underskrev papirer fra Andelskassen, så kassereren kan få adgang til kontoen.
Svend skal møde i vores anden bank, Jutlander, med kørekort, sygesikringsbevis (kopier) samt kontonummer så han kan bruge kontoen til byttepenge. Han skal endvidere lave aftale om at låne/leje dankort-terminal for 2014.
Ad. 2: For at kunne lave opstilling til hvor mange hjælpere der skal bruges, og for at Marian kan lave aftale med disse, blev der lavet en liste over arrangementer i 2014, hvor kioskerne skal holde åbent.
Ved træning vil der blive holdt åbent i kiosken i ryttergården således:
19. april kl. 10-ca. 16,30 - 22. april kl. 18-20 – 10. maj kl. 10-ca. 16,30 – 3. juni kl. 18-20 – 29. juli kl. 18-20 – 9. august kl. 10-ca. 16,30 – 26. august kl. 18-20 – 16. september kl. 18-20. Lonny og Svend vil indbyrdes aftale hvem der står i kiosken.
Folkerace den 26. og 27. april holdes åbent i begge kiosker således:
Svinget bemandes den 26. april med 5 mand fra kl. 10-17, swn 27. april skal bemandingen være på 6 mand fra kl. 10-ca. 17,30.
Ryttergården bemandes den 26. april med 6 mand fra kl. 10-ca. 17,30 og den 27. april ligeledes med 6 mand fra kl. 10-ca. 17,30.
Åbent hus den 17. maj holdes der åbent i kiosken i ryttergården kl. 10-ca. 16,30. Bemandingen her skal være på 6 stk.
Nysum Cup den 14. juni og 27. september skal der holdes åbent i ryttergården. Bemanding vil vi finde ud af senere.
NEZ cup (RC + CK) den 21. og 22. juni:
Svinget skal bemandes den 21. juni med 5 mand kl. 11-17 og den 22, juni med 6 mand kl. 10-ca. 17,30.
Kiosken i ryttergården holdes åben fredag den 20. juni kl. 16,30-ca. 20,00 med 3 mand for betjening af de ankommende kørere. Lørdag den 21. juni holdes der åbent kl. 7-ca. 9 for salg af rundstykker (Lonny og Svend) men der skal bemandes med 6 mand fra kl. 9-ca. 17,30. Det samme vil være gældende den 22. juni med 6 mand fra kl. 9-ca. 17,30. Svend vil forsøge at lave aftale med bageren om pris med rabat.
Klubmesterskabet den 2. august skal kiosken i ryttergården holde åbent kl. 10-ca. 17,30 med 4 mands bemanding. Der skal desuden dækkes bord og pyntes, hvor der muligvis vil være brug for af en af hjælperne i en kortere periode, men der skal beregnes 2 mand til at dække bord og pynte udover hjælpere i kiosken. Der skal også bruges 2 personer til salg ved festen om aftenen, men det taler vi om på et snere møde, hvem vi skal rette henvendelse til.
Maden til klubfesten skal der tages stilling til senere på foråret.
DM i RC + CK den 23. og 24. august:
Kiosken i svinget skal holde åbent den 23. august kl. 13-17 med 4 mand og den 24. august kl. 10-17 med 6 mand.
I ryttergården holdes kiosken åbent lørdag den 23. august kl. 11.ca. 17,30 med 6 mand og søndag den 24. august kl. 7-9 for salg af rundstykker (Lonny og Svend) og kl. 9-ca. 17,30 med 6 mands besætning.
Mini Lemans den 31. august er der åbent i Ryttergården kl. 12-16 med 4 mand.
RC + CK sprint den 4. oktober og Folkerace den 5. oktober:
Da det er et lukket arrangement vil der kun blive åbent i kiosken i ryttergården således:
Lørdag den 4. oktober med 5 mand og søndag den 5. oktober med 5 mand (tidspunktet for åbningstider vil vi finde frem til senere).
Ad. 3: Vi skal have gjort kioskerne rene, og har foreløbig aftalt lørdag den 29. marts kl. 13,00. Udover at gøre husene rene skal vi have udstyret sat ind og afprøvet, så vi er sikre alt fungerer den det første arrangement i påsken.
Ad. 4: Vi har fået en ansøgning fra MNJ om tilskud til indkøb af el-racerbane på 10.000 kr. Ansøgning godkendt og beløbet bevilget.
Ad. 5: Generel orientering:
Svend har aftalt menuer og priser med Sønderup Landkøkken for mad til tre weekendarrangementer for bespisning på gården.
Der er aftalt med AB Catering at låne udstyr for tilberedning af burger og pommes frites i kiosken i svinget til de fire weekends, ligesom der er aftalt at levere varer retur efter løbene, i stedet for at have et lager. Hvis vi kan få grøntsagerne fra AB som frisk og også kan levere disse tilbage som ikke bliver brugt, skal det også leveres derfra.
Ny kontrakt med Premier is er fremsendt til firmaets repræsentant for godkendelse, og at han vil mødes med Svend for at skrive under på det endelige dokument.
Vi skal have en informationsdag for de frivillige hjælpere en lørdag eftermiddag kl. 14-17, hvor vi serverer brød og vand, øl og kaffe til hjælperne samt giver en bred orientering om hvad vi forventer for året. Marian vil foreslå nogle lørdag i nær fremtid, så vi kan få lavet indbydelser og sendt ud til samtlige hjælpere hurtigst muligt.
Ad. 6: Næste møde, lørdag den 29. marts kl. 13.00, hvor vi gør rent, fylder op og måske holder bestyrelsesmøde.
|