Bestyrelsesreferat STF 13.03.2010

Af: Lene Christensen

Til stede: Irma, Lene, Svend og Ken og Jens Oluf.

Inviteret var Otto.

Opfølgning fra sidste møde:

Regnskab: Jens har fået en grundig gennemgang af regnskabsmåde m.v. af Birthe. Det program som han kender og gerne vil lave regnskabet i, hedder Summa-Sumarum. Det koster ca. 1.000,- og Jens indkøber det så hurtigt som muligt. Med hensyn til varelager-styring, få udgifterne overført til hvert enkelt løb, har Otto stillet sin hjælp til rådighed.

Ken skal stå for indkøb, og dermed også optællingslisterne. Otto har igen lovet at være behjælpelig.

Bank:

Lene taler med Andelskassen om de personændringer der skal foretages i f.m. vores konto. Evt. skal vi mødes i banken for underskrift. Kontoen i Nordea vil vi bede Andelskassen opsige/overføre , så vi fremover kun har 1 konto.

Kontrakter med leverandører:

Lene kontakter Polar-is da vi har lavet ny aftale med Zulu for 2010. Polar-is har oplyst, at hvis der kom TV-optagelser igen i 2010, skulle vi drøfte sponsorbeløbet. Vi skal også have skilte opsat på den nye slagsbod i svinget, og vi skal drøfte ”lån” af frysere til salgsboderne.

Carlsberg:

Ken rykker for købstallene i 2009, så vi har dem inden ny kontraktforhandling. Igen er det Ken som laver aftale om møde med Carlsberg i samråd med Lene. Vi har ønske om at Carlsberg ”låner” os nogle flere køleskabe. Der skal også opsættes skilte på den nye salgsbod i svinget.

Klubfest: Irma har talt med Karina og musikken er helt på plads.

Slagsboderne:

Vi havde inviteret Otto med til mødet, med henblik på at gå ned i ”hytterne” og få aftalt hvad der skal gøres inden den nye sæson. I ”depotet” skal der væltes en væg, så det gamle licensrum bliver lagt til salgsrummet. Bordpladen skal føres helt igennem og der bliver isat nye vinduer når sneen er væk og man igen kan køre ned til huset. Fremover bliver der 3 slagsluger, hvilket gerne skal betyde hurtigere ekspedition. Den nye salgsbod i svinget, skal færdiggøres med maling, hylder og nedfældning af pølsekoger. Der var kommet vand ind ved taget i vinter, heldigvis har vi jo nogle ”vagter” som opdager dette inden der skete nogen skade, og de fik ordnet utætheden – TAK for det.

Investering:

Svend og Ken har været på besøg hos Inventarland for at bese de borde og stole vi har fået tilbud på. Ophænget til stolene under bordet kom for langt ned, så ”voksne” mænd (især) ikke kunne få lårene ind under bordet – det skal ændres. Stolene var måske ok, men en vis skæpsis omkring holdbarhed. Lene tager fat i Inventarland, for at få dem til at give nyt tilbud på anden stol og ændring af ophæng. Evt. vil Lene og Otto køre til deres afdeling i Århus (større udvalg), for at bese hvad der findes af alternativer. Glasskabene til pokalerne var meget fine.

Irma har indkøbt 3 nye kaffemaskiner – nogle rigtig gode nogle, til udskiftning af de maskiner som skal på ”pension”. Vi aftalte at hun skal købe 3 mere (var på tilbud), så vi kan få 2 maskiner i hver slagsbod.

Vi har fået en mail fra Hans Erik og Solvejg, i forbindelse med Ladies Cup, U16 og U18 Cup den 9. oktober. Baneudvalget har besluttet, at der lørdag aften skal være spisning og præmieoverrækkelse samt hyggeligt samvær. Søndag den 10. oktober skal der køres Folkerace klasse 1 og 2.

Det er rigtig dejligt for støtteforeningen, at få denne oplysning i så god tid, så vi også har mulighed for at planlægge. TAK for det. Lene kontakter Hans Erik og Solvejg, for at aftale nærmere.

Polititilladelser til at sælge øl m.v. indhenter Svend for det første ½ år i 2010. (Endnu en grund til at give os besked når i har kendskab til arrangementer).

Løbsdatoer:

Lene laver en liste med datoerne for det første ½ år i 2010. Vores søde hjælpere kan på denne liste krydse af, hvilke datoer de på forhånd ved, at de kan/vil hjælpe støtteforeningen. (Der kan altid komme et eller andet i vejen), men igen er det rart hvis vi kan planlægge tingene lidt bedre. Listen bliver sendt ud til de hjælpere som vi tidligere har benyttet, MEN hvis der er nogle som har lyst – er du/I meget velkommen til at kontakte Lene.

Annoncer: Lene kontakter Ravnkilde forsamlingshus, og Irma kontakter Sønderup landkøkken for evt. at tegne annonce/bandereklame. Dette skal ske hurtigt, da Kaj og Svend skal have besked og oplæg inden for meget kort tild.

Zulu:

Vi har fået oplyst af Kaj, at nu er det GANSKE VIST – der bliver Zulu i 2010.

Lene kontakter Helle= Ravnkilde forsamlingshus, for at spørge om hun kan/vil lave mad som tidligere, og til hvilke priser. Vi har selvfølgelig ikke drøftet dette med Nordisk film endnu, men nu vil vi prøve at være på forkant!

Næste møde er aftalt til: MANDAG den 29. marts kl. 19,00 på gården (Svend har hjemmebagt brød med- herligt).

14.04.2010